Risposta telefonica

Cos’è il servizio di risposta telefonica?

Sai già come funziona un servizio di risposta telefonica personalizzata?

La risposta telefonica è un servizio di segretariato da remoto svolto da personale formato e professionale.

Segretariato da remoto vuol dire che il lavoro viene svolto da un luogo diverso rispetto alla sede dell’azienda o dallo studio del professionista che richiede l’attivazione del servizio stesso.

Rappresenta uno dei servizi tipici del business center, conosciuto anche con il nome di segretaria on-line, segretaria virtuale, segretaria a tempo virtuale, segretaria da remoto o risposta telefonica professionale.

In cosa consiste?

Il servizio di segretaria virtuale consiste nell’assegnazione in uso esclusivo di un numero telefonico di Bologna, che puoi utilizzare per la tua attività. L’attivazione del numero avviene in pochi minuti essendo lo stesso nella nostra disponibilità.

Assegnato il numero di telefono puoi inserirlo nei biglietti da visita, nelle brochure, sul sito web in ogni documento aziendale. Puoi anche trasferire sul numero assegnato un’altra numerazione fissa o mobile del tuo studio o della tua azienda.

Perché attivare un servizio di risposta telefonica personalizzata? 

Non vuoi o non puoi rispondere tu alle chiamate che ricevi, ma preferisci delegare una segretaria qualificata in remoto. In questo modo puoi focalizzarti sul tuo lavoro, non essere interrotto continuamente da chiamate e soprattutto non rischiare di perderne.

Attivando il servizio di segreteria virtuale, anche se la dimensione della tua azienda è ridotta, l’immagine che dai è certamente migliore. Viene percepita come una realtà strutturata ed organizzata in grado di erogare o vendere servizi e prodotti di qualità.

Puoi attivare il servizio in modo continuativo e quindi il personale del business center diverrà la tua segretaria ed i clienti avranno una persona di fiducia a cui rivolgersi tutti i giorni dalle ore 8.30 alle ore 19.

Il servizio di segretariato puoi attivarlo in modo continuo o in alcuni momenti della giornata, magari quando sei impegnato con i clienti, impegnato in consulenze, visite mediche, in udienza in Tribunale se sei un legale. Il servizio di segretaria virtuale si presta anche per far fronte a picchi di lavoro, stagionalità o in momenti di assenze del personale per ferie, malattia e maternità.

Come funziona il servizio?

Ti assegniamo in pochi minuti un numero telefonico di Bologna con prefisso 051 oppure un numero verde con prefisso 800, tu fornisci al personale del business center le istruzioni per gestire le chiamate in ingresso.

A quel punto le operatrici risponderanno dal lunedì al venerdì, dalle 8.30 alle ore 19.00, al tuo numero in modo personalizzato e la tua segretaria online a bologna sarà operativa.

• Vuoi sapere chi ti chiama?
• Quali sono i suoi recapiti ed il motivo della chiamata?

Le operatrici chiederanno le informazioni e tramite il software Virtuoso, riceverai in tempo reale comodamente nella tua email il report dedicato relativo a tutte le attività svolte.

Possiamo:

• rispondere alle tue chiamate
• trasferire in tempo reale le chiamate ricevute al tuo cellulare o ad altra numerazione fissa ovunque in Italia
• fungere da filtro, bloccando le chiamate indesiderate e trasferendoti soltanto le chiamate più importanti
• possiamo “riprendere” le chiamate trasferite se non sei in grado di rispondere o sei impegnato
• possiamo inviare il report delle chiamate a cui abbiamo risposto nel corso della giornata a te e a tuoi collaboratori
• possiamo chiamare i tuoi clienti e pazienti e comunicare loro tuoi messaggi.

Chi può richiedere il servizio di Segretariato Virtuale?

Segretariato telefonico: un ottimo metodo per utilizzare il tuo prezioso tempo al meglio

Praticamente tutti i possessori di partita iva possono attivare un servizio di segretariato virtuale. Lavoriamo per studi medici, per avvocati, commerciali, consulenti finanziari, commercialisti, aziende estere che non hanno uffici e personale in Italia, associazioni di categoria e molte altre figure professionali.

A fianco un esempio di “Servizio di segreteria personalizzata virtuale“

Le testimonianze sul servizio ricevuto

Ecco cosa pensano alcuni clienti ai quali eroghiamo il servizio di risposta telefonica.

Svolgo questo lavoro nel mio studio di Bologna dal 2007.

Dal febbraio del 2015 ho scoperto ed attivato un fantastico servizio che chiamare risposta telefonica è assolutamente riduttivo.

Ufficiarredati Bologna è la segretaria che non ho.

Rispondono per mio conto alle decine di chiamate che ricevo quotidianamente dalle 8.30 alle 19.

Forniscono in modo impeccabile informazioni su giorni ed orari di appuntamento, su come raggiungere lo studio e i costi delle visite.

Il personale di segreteria inserisce online su un calendario condiviso gli appuntamenti, nomi e cognomi dei pazienti e i loro recapiti telefonici.

Oltre questa attività di risposta telefonica personalizzata ogni mattina, Sandra e Iryna contattano i pazienti prenotati per il giorno successivo ricordando l’appuntamento ed il relativo orario.

Occasionalmente contatto le “mie segretarie virtuali” per chiedere loro di avvisare i pazienti di imprevisti che mi impediscono di essere in studio o semplicemente che tarderò gli orari di visita.

Sono oramai le colonne della mia attività, non ho problemi di gestione del personale, malattie, ferie: irrinunciabili.

Andrea Pichierri, un professionista sanitario

Hai ancora dubbi e domande?

Consulta l’immagine nella pagina, riepiloga i servizi compresi ed opzionali del segretariato telefonico. Chiamaci o inviaci un’email, siamo disponibili per spiegarti ancora meglio il nostro lavoro. Sai che il servizio di segreteria che offriamo è un ottima base per tuo nuovo ufficio virtuale? Scopri come la domiciliazione postale e il segretariato virtuale possono diventare fondamentali per migliorare l’efficienza della tua azienda.