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Ufficio virtuale

Efficienza e flessibilità alla massima potenza

Un ufficio a Bologna senza i costi dell’ufficio

Oggi è possibile avere un ufficio a Bologna, senza sostenere i costi fissi e tipici di un ufficio tradizionale in affitto o di proprietà. Come è possibile? Attivando in poche ore un ufficio virtuale o virtual office.

Cos’è un ufficio virtuale?

Con il termine di ufficio virtuale si identificano un insieme di servizi resi disponibili dal Business Center a professionisti ed aziende, non solo italiane, per lavorare in modo dinamico e flessibile. La scelta dei servizi che costituiscono l’ufficio virtuale è demandata al cliente come fosse un vestito su misura. Potendo scegliere tra noleggio a tempo di uffici attrezzati, servizi di recapito postale, servizi di segreteria virtuale.

L’ufficio virtuale non è quindi un servizio di cloud, non è una piattaforma condivisa dove lavorare da remoto su progetti, non è un’applicazione per conference call. Sono servizi disponibili fisicamente presso il Business Center o erogati dal Business Center per clienti con operatività e interessi a Bologna, ma residenza e sede principale in una qualsiasi città italiana o estera.

Come scegliere l’ufficio virtuale?

La scelta dell’ufficio virtuale deve essere fatta secondo le esigenze del professionista o dell’azienda, esigenze che possono anche cambiare in breve tempo. Se ad esempio ci fosse l’esigenza di disporre di uno spazio per lavorare occasionalmente a Bologna e magari incontrare i clienti e avere un numero di telefono da utilizzare su biglietti da visita, da comunicare a cliente e fornitori, la soluzione migliore è combinare un servizio di segretaria on line con un pacchetto di giornate di noleggio ufficio.

Se l’esigenza fosse invece quella di avere una location da comunicare come unità locale della propria attività, e disporre di una segretaria che gestisca il ritiro della posta e le chiamate in arrivo, la soluzione ideale è combinare la segreteria virtuale con un servizio di domiciliazione.

L’azienda o il professionista potrebbero dover usufruire di una sala riunione per erogare corsi di formazione, consulenza e magari poter indicare in tutta la documentazione che quella è la sede operativa dell’azienda e lì ad esempio possano essere ritirati e consegnati documenti. I servizi da combinare per creare l’ufficio virtuale in questo caso sono giornate di noleggio sala riunione con servizio di recapito postale.

L’ufficio virtuale ha grande flessibilità e può in ogni momento della vita aziendale essere modificato con nuovi servizi o trasformarsi all’occasione anche in un ufficio arredato. Nel scegliere l’ufficio virtuale più adatto alle esigenze aziendali sono da considerare oltre che i costi del servizio:

  • la posizione del Business Center in città. Potrebbe essere necessario occasionalmente andare a lavorare in ufficio e quindi la raggiungibilità è importante, come la disponibilità di parcheggi e mezzi di comunicazione
  • il numero di operatrici telefoniche disponibili e la loro esperienza. Sono le persone che qualificano il servizio e quelle stesse persone sono la voce dei clienti virtuali. E’ importante la professionalità, l’esperienza, la conoscenza delle lingue
  • il numero di ore giornaliere di segretariato. La differenza nei costi del servizio è spesso determinata dal numero di ore lavorate dalla segreteria, il numero di ore giorno di presidio telefonico e postale
  • assegnazione di numero telefonico dedicato e risposta personalizzata. Non tutti i servizi di ufficio virtuale sono uguali e non tutti i Business Center foniscono un servizio dedicato di risposta telefonica. A volte viene assegnato un numero unico per più partite iva e la risposta telefonica risulta essere generica oppure pur assegnando un numero personale, questo viene trasferito in automatico senza la gestione della chiamata.

Questi sono utili accorgimenti per scegliere il servizio di virtual office migliore.

Ufficio Virtuale Bologna
Lavori da dove voi, ma con gli stessi servizi di un ufficio attrezzato e tecnologico

Ufficio virtuale in tutta Italia

La flessibilità, la semplicità e la velocità con cui si può attivare un virtual office, ne fanno uno strumento sempre più utilizzato per avere “una presenza” velocemente ovunque in Italia. I contratti da stipulare sono snelli, hanno un costo contenuto e si adattano a start-up come a grandi multinazionali. Il cuore del servizio è il personale di front office, che cura la gestione della posta e le chiamate in ingresso, smista messaggi e cura la spedizione di documenti. Nessun contratto di affitto e locazione, nessuna assunzione di nuovo personale, nessun contratto di collaborazione, un’unica fattura con tanti servizi.

Disporre di recapiti telefonici, indirizzi postali di rappresentanza e magari un unico pacchetto di giornate di noleggio ufficio e sala riunioni spendibili a Bologna, ma anche in altre sedi di Ufficiarredati.it è facilissimo. Potreste ad esempio avere un ufficio virtuale a Bologna, ma anche a Napoli, come a Roma, Firenze o Milano. Offriamo oltre 50 città in Italia per gli uffici virtuali.

Per attivare l’ufficio virtuale a Bologna o in una delle nostre sedi italiane potete inviarci una richiesta completando il form di contatto o potete chiamarci al numero verde 800 090 137