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Lo Smart Working del futuro: i modelli post-Covid-19

Coworking e smartworking a Bologna: modelli operativi

Pubblicato il 16 Dicembre 2020 @ 12:36 - Smart working Uffici

La pandemia e la risposta del mondo del lavoro

Lo smart working del futuro come sarà dopo questa esperienza pandemica estrema…

Guardando indietro al modello lavorativo di pochi mesi fa, sembra incredibile la rivoluzione innescata dalla pandemia da CoViD-19.

Inaspettata e imprevedibile, ha spostato gli equilibri e le abitudini di milioni di workers, abituati a lavorare in ufficio praticamente tutti i giorni, portando questi individui su un modello lavorativo molto più agile e pronto al cambiamento.

Come sempre avviene nella società moderna, ci si adatta rapidamente ma il nuovo scenario creato è tutt’altro che ben delineato e definito.

Anzi, probabilmente questo modello è tutt’ora in evoluzione, assieme a tutte le problematiche connesse all’incertezza dovuta al particolare momento storico.


Parola d’ordine: deresponsabilizzazione e gestione del rischio

Le aziende sono in cerca di soluzioni rapide che evitino problematiche incontrollabili

La pandemia ha imposto alle aziende il ricorso al lavoro agile, da remoto quando possibile, adottando i modelli di smart working in maniera massiva. E’ ovvio che alcune tipologie di lavoratori legati alla produzione, alla logistica e i servizi essenziali, continuano e continueranno a svolgere le loro mansioni dalla sede aziendale, adottando però protocolli sanitari rigorosi, specie per le attività di cui è richiesta la presenza fisica e una modalità operativa classica.

Ma milioni di aziende, proprio per evitare di dover gestire il rischio del contagio della forza lavoro e le incertezze a lungo termine, oltre ad aver adottato protocolli di sicurezza rigorosi per i lavoratori costretti a lavorare dalla sede, hanno anche obbligato la maggior parte dei dipendenti con mansioni compatibili al lavoro da remoto.

La pena per un atteggiamento troppo attendista e irresponsabile dei CFO (chief financial officier) di molte realtà, è un carico di rischio inconcepibile, che secondo modelli matematici precisi, mette a rischio la sopravvivenza dell’azienda stessa.

Gli esempi più lampanti li troviamo direttamente dai “FANG” (Facebook, Amazon, Netflix, Google), aziende che dell’innovazione hanno fatto la loro fortuna. Proprio queste ultime stanno pensando di consentire a molti dei loro dipendenti di lavorare da remoto in modo permanente.

Secondo un sondaggio di Gartner, il 74% dei CFO delle grandi aziende intende spostare permanentemente almeno il 5% della propria forza lavoro in posizioni remote.


Quale sarà quindi l’evoluzione dell’ufficio nell’era post-Covid?

Spazi ripensati nell’ottica di maggiore flessibilità e in base ai bisogni di ogni singola azienda

Sicuramente lo scenario delle grandi sedi aziendali con spazi abbondanti e investimenti ingenti da programmare per tempo è molto difficile da perseguire oggi, vista la complessità dell’attuale scenario.

Troppe le incognite, le responsabilità e le risorse da impegnare per organizzare una società su questo modello.

In verità in parte questo processo era già in atto ancor prima della pandemia, quando molti dipendenti di varie multinazionali venivano spostati in spazi “gestiti” presso dei veri e propri centri uffici.

A volte in grandi openspace e in stanze private presso Business Center che gestiscono condomini di uffici temporanei a ore e a giornate.

In altre occasioni noleggiando sale riunioni o postazioni lavoro in Coworking che fornissero servizi a valore aggiunto.


Il futuro dell’allocazione degli spazi organizzati a noleggio: lo Smart Office

Un vero spazio gestito da professionisti del settore servizi che si adatta alle esigenze aziendali

Come si legge in vari report, la riorganizzazione delle modalità, degli strumenti e degli spazi di lavoro dovrà essere studiata su misura a seconda delle esigenze specifiche di ogni realtà aziendale.

Ognuna di queste richiede la progettazione di un modello il più consono possibile alle caratteristiche specifiche di ogni business e della forza lavoro presente, basandosi sulla cultura aziendale con cui si ha a che fare.

Ci attende una nuova modalità operativa, che comporterà un mix tra lavoro d’ufficio e lavoro da remoto, da casa o da altri spazi, magari più flessibili e attivabili al bisogno.

Un modello che esiste da anni per molte figure, una sorta di ufficio virtuale, nel vero senso letterale della parola, ma ripensato per chi era abituato a frequentare sempre la solita sede, la solita stanza, la solita scrivania.


Lo Smart Office: l’incontro tra flessibilità, ufficio e lavoro da remoto

Risorse preziose attivabili in base al bisogno del momento

Con ogni probabilità i dipendenti svolgeranno da casa le attività che prevedono obbiettivi mirati e compiti ben precisi. Si incontreranno on-line o in ufficio soltanto per il lavoro collaborativo, per riunioni, meeting con clienti, o per sessioni di brainstorming.

Si troveranno più collaboratori nello stesso spazio per fare il punto sui progetti, o per gestire situazioni di criticità dove la presenza fisica fa ancora la differenza.

Oggi gli strumenti di condivisione e pianificazione permettono interazioni efficaci e un’ottima gestione dei tempi morti, ma ovviamente le riunioni classiche continueranno ad esistere.

In questo nuovo contesto la riorganizzazione dello spazio di lavoro avrà come focus prima la qualità sociale, e avrà come primario obiettivo il non perdere di vista la motivazione dei dipendenti, per gestire le eventuali perdite di produttività.

Quando il lavoro da remoto diventa la modalità principale, come ora, ha senso che l’ufficio diventi sempre più un luogo appositamente pensato e concepito per favorire creatività, migliorare la socialità e ravvivare la motivazione del personale.


E dopo il CoViD-19 da dove si vuol ripartire?

Lo Smart working del futuro per migliorare la dinamicità e la creatività del personale

Woods Bagot è uno studio globale di architettura e consulenza, e ha ragionato proprio sul come reinventare gli spazi proprio nell’ottica del lavoro flessibile, dove il personale dell’azienda è sempre pronto al cambiamento della modalità lavorativa e si confronta e collabora con i colleghi in maniera maggiormente attiva rispetto al passato.

L’obbiettivo finale è la maggior motivazione del personale, e quindi un incremento della produttività, un po’ per lo sforzo creativo richiesto, un po’ per l’ottimizzazione dei tempi relativi agli spostamenti e le infrastrutture informatiche messe a disposizione.

Un ufficio più organizzato, con meno spese da pianificare e pronto a gestire la quantità di persone di cui si ha effettivamente bisogno.

Dalla pagina di questo rinomato studio di architettura e consulenza si evince che i modelli potrebbero essere di quattro tipologie.

Qual è quello più adatto per la vostra azienda?

Si parte da spazi pensati per ottimizzare nell’immediato il distanziamento e la salute, ma allo stesso tempo non si perde il focus sul dover ripensare globalmente anche agli obiettivi principali del workspace.

E questa sarà solo la partenza…la salute appunto. Ma come fare per rafforzare le prestazioni dei lavoratori.


Il modello “culture club”

Il workplace visto come luogo di incontro, ma non come spazio individuale

Il modello di ufficio - Cultur Club
Il modello 1 – Ufficio “Cultur Club”

Il lavoro da scrivania secondo questo modello è da fare a casa: i dipendenti saranno in ufficio solo quando è necessaria la collaborazione con i colleghi.

L’ufficio fisico diventa uno spazio simile a un club, un luogo di interazione creativa, dove i colleghi hanno interazioni collaborative importanti ed improntate ad accrescere la propria cultura.

Gli spazi infatti vengono appositamente progettati per stimolare il confronto e l’interazione tra individui.


In and out: il lavoro tra casa e ufficio

Perderemo l’abitudinarietà delle azioni e diventeremo più dinamici

Ufficio Modello In & Out
Modello 2 – Ufficio “In & Out”


In un altro modello proposto i dipendenti lavorano sia da casa, sia in ufficio secondo un sistema a rotazione. C’è posto sia per il lavoro individuale da scrivania, sia per i momenti di confronto e collaborazione: zone individuali e ampi tavoli da riunione occupano lo spazio presente.

Alcune zone vengono separate da barriere in osservanza delle misure di sicurezza post-pandemia, ma  anche per tutelare la privacy e contenere il rumore di sottofondo presente negli ambienti open-space.


Il “Community nodes”

Gli uffici satellite pronti a ricevere i lavoratori in posti differenti: pronti a lavorare in ogni luogo

Ufficio Modello Community Nodes
Modello 3 : Ufficio “Community Nodes”


Nel modello di ufficio “Community nodes” la maggior parte dei dipendenti lavora fuori casa. Ma invece di riunirsi in un ufficio centralizzato, i lavoratori si recano in luoghi diversi: l’azienda mette a loro disposizione uno schema che prevede una rete capillare di hub e business center.

Tra questi spazi i dipendenti possono scegliere in base alla comodità, alla vicinanza a casa ed in base allo spazio di cui si necessità, oltre alla configurazione e i servizi presenti nella location designata.

Questo layout è pensato proprio per rispondere alle nuove preoccupazioni ed esigenze nate dall’emergenza sanitaria.

Si limitano infatti gli spostamenti e si cede a terzi la responsabilità di fornire spazi adeguati alle esigenze oltreché sanificati e igienizzati.

L’obbiettivo è minimizzare l’utilizzo dei trasporti pubblici e le occasioni di aggregazioni non utili all’ambiente di lavoro, cercando di decentralizzare il workspace e rendendo così l’ufficio un luogo adatto a poche persone.

In questo modello il focus è su piccoli uffici satellite community-based, magari pensati su dei ruoli complementari tra di loro.

In aggiunta agli uffici satellite, un piccolo quartier generale centrale in cui i lavoratori possano recarsi periodicamente per riunirsi e confrontarsi secondo il modello “Culture Club”.


Collective: il futuro dell’open space

L’evoluzione del coworking

Ufficio Modello - Collective
Modello 4: Ufficio “Collective”


L’ultimo modello preso in considerazione da Woods Bagot, è il “Collective”.

Questo prevede ampi spazi aperti con alternanza di luoghi di lavoro e luoghi di relax.

Il layout è quello dell’open space, ispirato ai vecchi Coworking, ma gli ampi raggruppamenti classici vengono smembrati in piccoli team di persone.

L’intento di questa struttura è quello di minimizzare gli assembramenti, riducendo al minimo indispensabile il numero di individui per gruppo.


Il modello di Workspace e Smart Office

L’ufficio adatto alle vostre esigenze e il modello post-Covid-19

Smart Working Bologna
Produttività e creatività al lavoro, come stimolarle…

Modelli diversi nati da un’unica idea: trasformare l’ufficio in uno spazio sicuro, aperto, capace di stimolare collaborazione e creatività. Molte aziende iniziano a riorganizzarsi nell’ottica dell’arrivo di un vaccino che offra rischi molto più contenuti rispetto a qualche mese fa.

Ma è inevitabile, come ammette la stessa Google, che la stessa concezione di ufficio cambi nel dopo pandemia, nonostante la stessa sia stata costretta ad elaborare in fretta e furia un modello produttivo e collaborativo per buona parte dei sui dipendenti, senza mai perdere di vista la produttività di questi ultimi.

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