L’ufficio condiviso: può essere l’ideale per te?

Cos’è l’ufficio condiviso

Gli uffici condivisi sono spazi di lavoro dedicati ad aziende e professionisti all’interno di luoghi dedicati dove la condivisione e il coworking sono d’ispirazione ad ogni pratica giornaliera o modalità lavorativa.

Nel dettaglio possiamo definire un ufficio condiviso uno spazio ad uso ufficio, contenente più postazioni di lavoro. Esse possono essere utilizzate da persone della stessa azienda anche con diversi ruoli, oppure da persone di aziende diverse o freelance, che semplicemente condividono spazio e risorse del luogo.

Le risorse condivise sono inserite spesso all’interno di un building dotato di diversi spazi comuni. Ci sono infatti aree break, zone lounge, zone relax e soprattutto tanto caffè. Queste zone sono i posti ideali per poter interagire e fare networking con altre realtà.

Cosa hanno in comune uffici condivisi, coworking e smart working?

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente ti interessa saperne di più relativamente al mondo degli uffici condivisi, del coworking e dello smart working.

Sono di fatto temi di cui si parla sempre più spesso, anche a causa di tutto quello che è successo nell’ultimo anno, a causa della pandemia, che ha reso ancor più attuale approfondire accuratamente questi argomenti.

Forniremo quindi nuova luce sul mondo degli uffici condivisi, approfondendo questo argomento con particolare attenzione a tutte le sfaccettature possibili che lì compongono.

Gli uffici condivisi sono infatti una delle modalità in cui è possibile sfruttare lo smart working al meglio. Questo perché molto spesso si offrono gli spazi condivisi a dipendenti e a collaboratori, dando loro la possibilità di gestire il loro lavoro con maggiore flessibilità.

Un utilizzo efficiente delle risorse dell’azienda per i lavoratori in smart working, si basa però proprio sui concetti di fiducia, flessibilità e organizzazione. Questi principi sono anche alla base della gestione di un ufficio condiviso.

E’ necessario però fare una piccola premessa prima di proseguire, quindi un piccolo passo indietro. 

Questo perché molte persone fanno confusione tra ufficio condiviso, business center, coworking e spazi temporanei, catalogando tutto sotto la parola coworking.

Ma vediamo cosa sono veramente gli uffici serviti (chiamati spesso anche uffici arredati) e qual è la differenza con il sempre più noto coworking?

Ti sarà capitato di leggere su internet articoli in cui “uffici condivisi” e “coworking” vengono usati come termini interscambiabili o sinonimi. Ma non sono la stessa cosa, e possiamo anche dire che per quanto “coworking” sia un termine interpretabile in vari modi, cercheremo ora di spiegarti la differenza di significato del termine in base al contesto in cui è presentato.

Che cos’è il Coworking

Il coworking per definizione è un metodo lavorativo che prevede l’integrazione di competenze diverse tra liberi professionisti, collaboratori o aziende.

Spesso viene integrato in un modello operativo, o una modalità lavorativa, che prevede anche la condivisione degli spazi e risorse di un ambiente professionale.

E’ importante ricordare che queste persone non necessariamente sono impiegate nella stessa azienda.

La modalità lavorativa prevista dal coworking prevede lo scambio di opinioni, collaborazioni, e anche la condivisione di skill nelle quali si eccelle, o si ha competenza. Tali prestazioni talvolta creano opportunità assolutamente fondamentali per il prosieguo della propria attività lavorativa e professionale, ma allo stesso tempo offrono preziose risorse a chi le richiede.

Questo metodo lavorativo e le modalità del networking creato permettono infatti l’integrazione delle strategie dei collaboratori del networking, creando punti di forza per ognuno di loro.

In pratica, un insieme di abilità e modalità che rendono l’esperienza di lavoro collaborativa e stimolante, rendendo i coworker ricchi di energia vitale e tanto lavoro agile (smart working appunto).

Coworking: dove trovarlo

Le varie forme in cui viene offerto

Spesso, nel termine coworking, si intende anche lo spazio dedicato a questa modalità operativa. Riteniamo tuttavia che il termine stesso sia più riferibile al modo in cui si collabora, più che allo spazio di lavoro inteso come tale.

Abbiamo assistito nell’ultimo decennio alla creazione di locali e spazi che sfruttano questa modalità lavorativa per noleggiare scrivanie o postazioni lavoro “condivise”.

Sono diversi i soggetti che offrono “coworking” inteso come spazio di lavoro collaborativo: Business Center, hub e coworking puri.

Differenza tra Coworking e Business Center

Normalmente i luoghi in cui non esiste un servizio di segreteria, e dove sono rari gli spazi chiusi dedicati alla singola azienda si definiscono “Coworking”. Quando invece la segreteria è presente, al pari di stanze ufficio private e condivise, si entra decisamente più nel campo del Business Center. Questo luogo di lavoro è apparso in Italia fin dai primi anni 70. I Business Center sono dei building che hanno metrature piuttosto ampie che erogano anche servizi di domiciliazione, sale riunioni e uffici a tempo, e molto altro.

Coworking e uffici condivisi

Gli uffici condivisi sono spazi di lavoro arredati, serviti, dedicati, e immersi in un ambiente dove la condivisione di idee favorisce il nascere di nuove opportunità lavorative. Quindi uno spazio assolutamente compatibile con il coworking o con la denominazione stessa. Ma questo termine è più preciso rispetto al coworking perché si riferisce chiaramente ad un luogo fisico e non alla modalità collaborativa in primis. Casomai si può dire che nell’ufficio condiviso sia presente il coworking, anziché il contrario.

Gli spazi di questo ufficio e la loro specificità fanno in modo che essi siano flessibili, e gestiti spesso da personale professionale dedicato più al noleggio di uno spazio attrezzato che all’affitto di una stanza vuota.

Il design degli uffici arredati condivisi è adattabile ai bisogni di ogni azienda, ogni professionista e pensati apposta per creare un’esperienza lavorativa maggiormente ricca di stimoli, di motivazione e occasioni d’incontro.

Gli spazi sono pensati per ogni esigenza, ma spesso sono personalizzabili, proprio per favorire la collaborazione, offrendo anche però quel minimo di flessibilità nella sua formula e composizione, che permette l’incontro delle esigenze di ogni occupante.

In comune rispetto al coworking c’è l’essere immersi in un ambiente di lavoro che stimoli il confronto e generi valore, sia per i professionisti che per le aziende stesse. 

Chi sceglie un ufficio condiviso?

Per quale motivo è in cima alle scelte di professionisti ed aziende?

Continua il boom dei contratti flessibili, con un ulteriore accelerazione in tempi di pandemia.

Gli uffici in spazi condivisi, che adesso prevedono anche il distanziamento sociale, vedono infatti aumentare ulteriormente la domanda in questo periodo.

A differenza di questi ultimi gli spazi di lavoro tradizionali, vista l’incertezza generale decrescono. Un esempio? Le startup preferiscono non dedicarsi a contratti troppo lunghi, visto che non sanno come evolveranno le cose nell’arco di 12-24 mesi. 

Arriva quindi una conferma del trend anche da parte della ricerca annuale di IWG Global, che su un campione di 15mila persone dislocate in 80 Paesi diversi, ritiene che il 77% delle aziende stia introducendo lo smart working per trattenere i talenti, e i collaboratori chiave. Questa ricerca sostiene che per il 75% delle persone intervistate, lo smart working è la nuova normalità, sottolineando il fatto che le aziende che non lo attuano questa strategia, stiano perdendo la possibilità di attrarre nuove figure professionali in linea con quelle desiderate.  Inoltre, sempre IWG, evidenzia che ormai l’83% delle persone intervistate non scenderebbero più ad un compromesso su questa possibilità.

Se un’azienda non offre la possibilità del lavoro agile al lavoratore, si posiziona in una situazione più complessa, e rischia di perdere risorse e opportunità preziose per il suo business.

Ufficio tradizionale e ufficio condiviso

Qual è la differenza?

L’ufficio dai più viene immaginato come un locale o gruppo di locali destinato all’esercizio di attività professionali o aziendali, nel quale è possibile accedere ad orari prestabiliti e nelle modalità concordate.

Che sia per un professionista, una innovativa startup o una grande multinazionale, l’ufficio di oggi è ormai visto come uno spazio flessibile e dinamico. Un luogo moderno dove si passa dall’open space, all’open mind. Un luogo dove tutto risulta più aperto e pronto a farsi plasmare da chi lo vive. Uno spazio in cui creare nuove sinergie.

Ma quindi, quali sono le vere differenze tra un ufficio tradizionale e un ufficio condiviso?

Un ufficio tradizionale viene creato e scelto con l’idea di adattarlo alla cultura e ai bisogni di che lo vive, la maggior parte delle volte attraverso l’aiuto di un designer o un arredatore, che allestisce l’ufficio. Queste figure devono spesso lavorare a stretto contatto con un responsabile dell’azienda o con lo stesso titolare. Chi lo idea deve prevedere anche spazi extra dove potersi rilassare, o dove poter organizzare incontri dei vari team e collaboratori. Si necessita poi di uno studio tecnologico particolarmente curato e di varie consulenze per installare l’infrastruttura di rete e connettività, garantendo affidabilità ed efficienza su ogni scelta. Su tutte le problematiche viste prima, bisogna aggiungere anche un attento utilizzo e pianificazione di un budget, oltre ad una gestione attenta dei tempi per aver a disposizione lo spazio in questione.

Un ufficio condiviso, invece, è un ufficio standard che puoi personalizzare in base alle tue esigenze. Ma è delegando al gestore del centro uffici tutte le incombenze, senza quindi dover fare appello a figure esterne da coordinare che otterrai le condizioni desiderate! Si farà in questo modo presente al gestore degli spazi quali sono le tue esigenze. E sarà chi gestisce il building a creare spazi intelligenti, flessibili, connessi e aperti. In questo modo le persone potranno svolgere sia le proprie mansioni oltre che evolvere e crescere come professionisti e individui. 

L’ufficio arredato: condiviso e all inclusive

L’ufficio attrezzato e condiviso è un luogo di lavoro che crea alto senso di appartenenza con il resto del building, dando vita a molte occasioni di aggregazione ed engagement. Si crea in questo modo una sorta di community tra i professionisti ed aziende che frequentano gli spazi. Ogni giorno c’è possibilità di accrescere il proprio network, le proprie esperienze, conoscendo nuove persone. Potrai trarre ispirazione grazie a consigli ed esperienze altrui. Queste persone saranno per te una risorsa al bisogno, o semplice e piacevole compagnia. Uno spazio condiviso può essere immaginato come un grande condominio di imprese.

Un ufficio tradizionale, invece, è un piccolo sistema. Un mondo limitato alle persone che lo vivono: le persone che lo usano al momento del caffè del mattino sono le stesse che troverai anche la sera. E’ un posto un po’ asettico, dove il tutto si muove nella modalità prevista dal classico luogo di lavoro, e dove la parte creativa è lasciata dalla motivazione in grado di imprimervi dallo staff di colleghi.

L’ufficio tradizionale è una location singola, un luogo solo dove ti rechi ogni giorno, entrando all’orario stabilito ed uscendo quando la tua presenza non è più richiesta. Svolgerai qui il tuo lavoro tranquillamente e in sicurezza.

Nell’ufficio condiviso troverai invece un ecosistema dove il tuo ufficio non è un luogo a sé, ma fa parte di qualcosa di più grande. Uno spazio dove in ogni porta che vedi c’è un’occasione di accelerazione del tuo business. Dove ad ogni postazione c’è una professionalità che potrebbe permetterti di raggiungere i tuoi obiettivi o di fornirti la giusta ispirazione.

Uffici attrezzati condivisi: la contrattualistica

Flessibilità ed efficienza a tua disposizione

La durata e tipologia contrattuale per gli uffici in locazione tradizionale ha contratti validi per 6-12 anni. Sono sicuramente disdettabili prima del periodo previsto, ma hanno preavvisi piuttosto lunghi. Cambiare location un domani, significa ricontattare tutte quelle figure di cui parlavamo prima. Il designer, il tecnico il tecnico informatico, l’elettricista, l’azienda di traslochi ecc. Una grande perdita di tempo e risorse, oltre ad un costo notevole per il tuo portafoglio. Magari la tua azienda è cresciuta e lo spazio non basta più. O magari si è ridotta, perché alcuni tuoi collaboratori non sono sempre presenti e alcuni servizi li hai spostati in altri luoghi.

In un ufficio condiviso come quello che puoi trovare in un Coworking o in ancora meglio in Business Center, troverai invece soluzioni personalizzate per quanto riguarda la proposta contrattuale. Puoi decidere la scadenza del contratto, ed è possibile modellarla in base alle proprie esigenze.

Uffici attrezzati condivisi

Tutto quel che serve per essere subito operativi

Puoi affittare un ufficio per poche ore, alcune giornate oppure a scadenza semestrale o annuale.

Ogni proposta contrattuale è a misura dell’azienda. Trovi un unico referente competente, in grado di fornirti risposte tempestive. Tutto questo grazie a professionisti esperti al servizio del building. L’imprevisto? Fa parte del mestiere. Il personale sempre pronto ad intervenire per ogni problematica o richiesta.

Vuoi personalizzare il tuo ufficio? Ti serve più o meno spazio tra alcuni mesi? Vuoi una sala riunioni saltuariamente? Sono tutti servizi che vengono previsti in un centro uffici ben organizzato. Servizi che con poco preavviso vengono organizzati ed erogati. Vuoi un servizio catering per il tuo evento? Tranquillo, non stai chiedendo nulla di strano. Nei Business Center fa tutto parte della normale amministrazione.

Gli spazi sono sempre studiati con attenzione, specialmente quelli comuni. Quelli del tuo ufficio costruiti in base alle tue esigenze del momento. Troverai sempre il servizio in grado di risolvere una delle tue problematiche, se il tuo ufficio condiviso è all’interno di un Business Center ben organizzato.

Il personale non sarà per te un costo fisso

Molti servizi standard semplificheranno o cancelleranno alcuni ruoli necessari in caso di una locazione standard. Ci sarà la segreteria per ricevere ospiti, rispondere al telefono e ritirare la posta, oltre a gestire personale di pulizie. Queste saranno puntuali e accurate. Non dovrai occuparti di fonia e rete. C’è già chi lo fa per te. Le utenze ed altre incombenze saranno un lontano ricordo. Avrai l’accesso negli orari a te più comodi e allo stesso tempo troverai sempre lo spazio aggiuntivo per un meeting e una riunione.

L’importanza di avere il tuo centro affari in un luogo prestigioso

Un buon libro non si giudica dalla copertina!  E’ un detto molto noto. Ma, se la copertina è bella, è già un ottimo punto di partenza. Spesso chi lo acquista giudicandolo da quella, cederà alla tentazione.

Lo stesso vale per il tuo ufficio: se inviti degli investitori, dei collaboratori o delle persone importanti all’interno di uno spazio angusto, disordinato e mal curato, sicuramente non darai una buona impressione del tuo business e della tua professionalità.

L’importanza della zona e dei dettagli

Zona e design degli immobili non è da lasciare al caso

Un luogo centrale, dal design innovativo, spesso situato in posizioni facilmente raggiungibili con vari mezzi, e dall’estetica ricercata, invece, può sicuramente aiutare la tua azienda o te come professionista ad apparire bene nei confronti dei tuoi interlocutori. Questo tipo di approccio per molti dei frequentatori di uffici condivisi in Business Center è stata decisiva per concludere affari importanti.

Così come sono stati fondamentali alcuni servizi aggiuntivi a supporto del lavoro da ufficio, come ad esempio i servizi di risposta telefonica o ufficio virtuale.

Le aziende moderne devono trasmettere valori. Le loro sedi devono essere in grado di rappresentarli al meglio. Proprio da questa esigenza oggi c’è un impatto sempre più significativo degli uffici condivisi sulla produttività e sui risultati aziendali. Lavorare in ambienti piacevoli e frequentare tante persone ci rende sempre migliori, più produttivi e soprattutto ispirati.